Publisert av: pertm | 12.08.09

Hente ut data fra en liste i Excel

Dette er noe jeg har drevet litt med. Hvis en f.eks har en liste av data. Muligens er den hentet fra internett. Vel hvis en finner at mye av den er i lik form og lite variasjon kan denne metoden være lur å bruke.

Selv om jeg vil ha lista i Excel er dett første jeg gjør er å kopiere til notepad eller noe tilsvarende enkel tekstbehandler som notepad++. Ikke bruk Word siden den sannsynligvis vil beholde formateringer og slikt fra nettsiden og gjøre det vanskelig videre. Det er viktig å sørge for at de dataene er i samme linje i hver post og at hver post er like lang. Hver sett med data en kopierer har antageligvis mer data enn det en trenger, det er helt fint, men en må sørge for at hver bolk bruker like mange linjer.

Så til Excel kopierer jeg dataene når jeg har i Notepad++, nedover i A kolonna med første celle A2. Hvis en bruker mer en en kolonne er det mulig men blir litt mer en må tenke på.

Så gjør jeg følgende i B kolonnen:

  • B1 setter jeg inn hvor lang hver bolk med data er
  • B2 setter jeg inn denne formelen

=HVIS(REST(RAD(A2);$B$1)=2;AVRUND.NED(RAD(A2)/$B$1;0)+1;»»)

  • Så kopierer jeg den nedover så langt jeg har data i A kolonnen

Dermed vil det komme opp ett tall for hver gang det skal være starten på en ny bolk med data. Hvis det ikke gjør det må en sørge for å fjerne eller legge til rader. Det finne med formelen er at når en gjør dette vil den justere seg. Det er også lurt å se at de andre dataene er i riktig posisjon internt i hver sett av data en vil hente ut.

Så litt for å hente ut dataene

  • C2 og nedover 1,2,3… så langt en har poster
  • D1 hvilket nummer i en post er første data en vil ha
  • D2 blir så denne formelen som slår opp i  rad A:

=INDEKS($A$2:$A$1001;$c2*$B$1-$b$1+D$1;1)

  • Skal ha ut mange poster er det lurt å sørge for at rekkevidden er stor nok $A$1001 kan forandres til et høyere tall
  • E1 tilsvarende for andre post osv.
  • D2 kopieres så langt men har poster og etter hvor mange verdier man vil ha

Da skal man få ut dataene fra en lang liste i noen rader. Har man flere kolonner med data, så må formelen fikses for de kolonner i D som skal ta ut i kolonne 2 eller høyere. Da blir  $A$1001 forandret til $B$1001 og for der man vil ha kolonne nr 2 forandres det siste 1 tallet til 2. Man må da forsyve alle formlene med en kolonne. Det er nå lett å se i den nye lista om noen data mangler typisk er de i feil linje av rådataene, da er det bare huske hvilke(n) nummer i c kolonna dette gjelder og gå til du finner de samme tallene u b kolonna og se hva er i de orginale dataene.

Skal ha bare en del av en celle? Er det en fast del en skal fjerne som er lik for alle cellene så er det beste søk erstat og ha teksten som skal vekk og ikke ha noe å erstatte med, men husk å gjøre det med de orgianle dataene, da vil de formelene som tar cellene automatisk forandre seg også.

Er det f.eks man har en adresse og skal bare ha poststed kan man bruke dette.

  • I2 Data fra liste funnet
  • J2 Finner første  mellomrom

=FINN(» «;I2;1)+1

  • k2 Hvis feil i J2(altså ikke noe mellomrom funnet) så bruk I2 ellers del strengen opp etter mellomromet som ble funnet

=HVIS(ERFEIL(J2);I2;DELTEKST(I2;J2;100))

Kopier den noen ganger bortover vil renske ut adressen og bare poststed igjen. Det er et par problemer med denne, det er noen poststeder som har to ord og dermed blir bare den siste med. Fra Kristiansand vil den f.eks bare gi S og slikt.

Skal man kopiere det så må man bruke Lim inn utvalg og velge verdier slik at ikke orignal data behøver å beholdes. Og man kan forstsette med andre data som kanskje ikke har samme format


Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

Kategorier

%d bloggers like this: